10/ 30 · KHỐI DỰ ÁN · ĐẤU THẦU · QS
Soạn thư làm rõ HSMT & văn bản đấu thầu đúng thể thức
Đối tượng: Dự án / Đấu thầu / QS
Công cụ: Claude.ai
Thời gian: ~25 phút
Độ khó: ★★☆
Hôm nay bạn sẽ làm được
- Soạn 1 văn bản đề nghị làm rõ HSMT đúng thể thức.
- Soạn thư giải trình/bổ sung hồ sơ khi bên mời thầu yêu cầu.
- Giữ giọng văn chuyên nghiệp, đúng mực trong văn bản đấu thầu.
Vì sao việc này quan trọng
Văn bản làm rõ/giải trình trong đấu thầu cần đúng thể thức hành chính và giọng văn cẩn trọng — sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến uy tín hoặc tính hợp lệ của hồ sơ.
AI giúp bạn có ngay bản nháp đúng khuôn mẫu — phần "chốt căn cứ pháp lý, số hiệu, chữ ký" vẫn cần người phụ trách đấu thầu duyệt.
Làm theo từng bước
1
Xác định nội dung cần làm rõ. Điểm mơ hồ trong HSMT, hoặc yêu cầu bổ sung từ bên mời thầu.
2
Soạn thư đề nghị làm rõ. Thay các phần in cam bằng nội dung thật.
PROMPT — soạn thư đề nghị làm rõ HSMT
Bạn là chuyên viên đấu thầu công ty CP Cơ điện & PCCC Thăng Long. Soạn giúp tôi 1 văn bản đề nghị làm rõ HSMT gửi Bên mời thầu [tên bên mời thầu], nội dung: [mô tả điểm cần làm rõ, ví dụ: quy cách thiết bị chữa cháy tại mục 3.2 chưa nêu rõ tiêu chuẩn áp dụng]. Trình bày đúng thể thức văn bản hành chính: kính gửi – căn cứ – nội dung đề nghị – đề nghị phản hồi trước ngày [ngày]. Giọng văn trang trọng, đúng mực. Trả lời bằng tiếng Việt.
3
Soạn thư giải trình/bổ sung hồ sơ. Dùng khi bên mời thầu yêu cầu bổ sung.
PROMPT — soạn thư giải trình bổ sung hồ sơ
Soạn 1 văn bản giải trình gửi [bên mời thầu] về việc bổ sung [loại hồ sơ/chứng chỉ] theo yêu cầu tại thông báo ngày [ngày]. Nêu rõ lý do và cam kết thời gian bổ sung. Giọng văn cầu thị, chuyên nghiệp. Trả lời bằng tiếng Việt.
4
Rà soát trước khi phát hành. Bổ sung số hiệu văn bản, căn cứ pháp lý, chữ ký theo đúng quy định nội bộ.
Một việc rất tốt · Một việc cần cẩn thận
✔ Claude làm rất tốt
⚠ Cần kiểm tra lại
Soạn nhanh bản nháp đúng thể thức, giọng văn chuẩn khi có đủ thông tin.
Số hiệu văn bản, căn cứ pháp lý viện dẫn, thời hạn — phải do người phụ trách đấu thầu rà soát và ký duyệt trước khi gửi.
Quy tắc vàng: AI giúp bạn nhanh hơn, không thay bạn chịu trách nhiệm. Văn bản gửi bên mời thầu luôn cần qua duyệt nội bộ.
Checklist hoàn thành hôm nay
- Đã soạn 1 văn bản làm rõ/giải trình thật (hoặc tình huống giả định).
- Đã kiểm tra lại thể thức và căn cứ pháp lý.
- Đã xin ý kiến người phụ trách trước khi phát hành (nếu là văn bản thật).
- Chụp màn hình kết quả, gửi vào nhóm Zalo của phòng làm bằng chứng thực hành.
Lỗi thường gặp
Thiếu số hiệu gói thầu/mục điều khoản
Luôn ghi rõ số hiệu gói thầu, mục/điều khoản cần làm rõ.
Giọng văn quá thẳng, thiếu trang trọng
Yêu cầu AI "viết theo thể thức văn bản hành chính, giọng trang trọng".
Gửi thẳng bản nháp chưa qua duyệt
Luôn có bước rà soát/ký duyệt nội bộ trước khi gửi bên mời thầu.