20/ 30 · KHỐI VẬT TƯ · KHO · MUA HÀNG
Soạn đơn hỏi giá, thư đàm phán & so sánh chào hàng
Đối tượng: Vật tư / Kho / Mua hàng
Công cụ: Claude.ai
Thời gian: ~25 phút
Độ khó: ★★☆
Hôm nay bạn sẽ làm được
- Soạn đơn/thư hỏi giá chuyên nghiệp, đủ thông tin để NCC báo giá đúng.
- Viết thư đàm phán giá/điều kiện đúng mực, giữ quan hệ.
- Chuẩn hoá các chào hàng về cùng khung để so sánh nhanh.
Vì sao việc này quan trọng
Đơn hỏi giá thiếu thông tin → NCC báo giá sai, mất thời gian hỏi lại. Thư đàm phán vụng → mất giá tốt hoặc mất quan hệ. Đây là việc làm hằng ngày, làm nhanh và chuẩn giúp tiết kiệm chi phí thật.
AI soạn nhanh, đúng mực, đủ mục. Giá mục tiêu, điều kiện thương mại, cam kết là quyết định của người mua hàng — AI không tự đặt con số đàm phán.
Làm theo từng bước
1
Soạn đơn hỏi giá đầy đủ. Đưa danh mục cần mua + yêu cầu, AI dựng thư hỏi giá chuẩn.
PROMPT — soạn thư hỏi giá gửi nhà cung cấp
Bạn là chuyên viên mua hàng công ty Cơ điện & PCCC Thăng Long. Soạn 1 thư hỏi giá gửi nhà cung cấp [tên NCC] cho các vật tư: [liệt kê: tên hàng | quy cách | số lượng | đơn vị]. Trong thư nêu rõ yêu cầu báo giá: đơn giá đã/chưa gồm VAT, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, thời hạn hiệu lực báo giá, và đề nghị gửi trước ngày [ngày]. Giọng văn chuyên nghiệp, lịch sự. Trả lời bằng tiếng Việt.
2
Soạn thư đàm phán. Khi muốn thương lượng giá/điều kiện, giữ giọng đúng mực.
PROMPT — soạn thư đàm phán giá / điều kiện
Soạn thư phản hồi báo giá của NCC [tên] cho gói [tên gói]. Mục tiêu của tôi: [nêu: đề nghị giảm giá về mức ..., hoặc kéo dài công nợ, hoặc rút ngắn thời gian giao]. Lý do có thể nêu: [so với mặt bằng giá / khối lượng đặt lớn / hợp tác lâu dài]. Viết đúng mực, thiện chí, giữ quan hệ, không gây áp lực quá mức. Trả lời bằng tiếng Việt.
3
So sánh các chào hàng. Dán chào hàng của nhiều NCC, AI đưa về cùng khung.
PROMPT — chuẩn hoá & so sánh nhiều chào hàng
Tôi có chào hàng của [số] NCC cho gói [tên]: [dán nội dung từng chào hàng, gồm giá và điều kiện]. Hãy lập bảng so sánh: giá, VAT, thời gian giao, điều kiện thanh toán, bảo hành. Nêu ưu/nhược mỗi NCC và các điểm cần hỏi lại trước khi chốt. Nhắc tôi rằng "rẻ nhất" chưa chắc tối ưu nếu điều kiện kém. Trả lời bằng tiếng Việt.
4
Rà & gửi. Kiểm lại thông tin NCC, số lượng, mốc thời gian; giá/điều kiện đàm phán do người mua quyết trước khi phát hành.
Một việc rất tốt · Một việc cần cẩn thận
✔ Claude làm rất tốt
⚠ Cần kiểm tra lại
Soạn thư hỏi giá/đàm phán đúng mực, đủ mục; chuẩn hoá chào hàng để so sánh nhanh.
Giá mục tiêu, mức giảm đề xuất, điều kiện cam kết — do người mua quyết; đừng để AI tự đặt con số hay hứa điều kiện thay công ty.
Quy tắc vàng: AI soạn thư, người mua hàng quyết giá và chịu trách nhiệm cam kết.
Checklist hoàn thành hôm nay
- Đã soạn 1 thư hỏi giá thật đủ thông tin.
- Đã thử soạn 1 thư đàm phán hoặc bảng so sánh chào hàng.
- Đã rà lại thông tin NCC, số lượng, mốc thời gian trước khi gửi.
- Chụp màn hình kết quả, gửi vào nhóm Zalo của phòng làm bằng chứng thực hành.
Lỗi thường gặp
Đơn hỏi giá thiếu yêu cầu điều kiện
Luôn nêu VAT, thời gian giao, thanh toán, hiệu lực báo giá để so sánh được.
Để AI tự đặt mức giảm giá
Giá mục tiêu do người mua quyết; AI chỉ diễn đạt thành thư.
Chốt theo giá mà bỏ qua điều kiện
So sánh cả điều kiện thanh toán, bảo hành, tiến độ giao hàng.