03/ 30 · GIAI ĐOẠN NỀN TẢNG
Soạn thảo email, thông báo, biên bản trong 3 phút
Đối tượng: toàn công ty
Công cụ: Claude.ai
Thời gian: ~25 phút
Độ khó: ★☆☆
Hôm nay bạn sẽ làm được
- Soạn 1 email công việc hoàn chỉnh trong dưới 3 phút.
- Soạn 1 thông báo nội bộ đúng giọng văn trang trọng.
- Biết cách sửa nhanh khi câu chữ AI viết chưa đúng ý.
Vì sao việc này quan trọng
Mỗi ngày ai cũng mất 10–20 phút để soạn email, thông báo, biên bản. AI viết nháp trong vài giây, bạn chỉ cần đọc, sửa tên/số liệu, rồi gửi. Tiết kiệm được thời gian đó để làm việc cần đầu óc hơn.
Coi AI như một trợ lý viết nháp: viết nhanh, đúng giọng văn khi bạn mô tả rõ — nhưng phần "chốt" và gửi đi vẫn là bạn.
Làm theo từng bước
1
Xác định loại văn bản. Email nhắc việc, thông báo nội bộ, hay biên bản họp — mỗi loại cần 1 prompt hơi khác nhau.
2
Soạn email công việc. Thay các phần in cam bằng nội dung thật.
PROMPT — soạn email, thay phần in cam
Bạn là nhân viên phòng [tên phòng] công ty Thăng Long (cơ điện & PCCC). Viết giúp tôi 1 email gửi [đối tượng nhận, ví dụ: nhà thầu phụ ABC] về việc [nội dung, ví dụ: yêu cầu bổ sung chứng chỉ nghiệm thu PCCC trước ngày 20/7]. Giọng văn lịch sự, chuyên nghiệp, không quá 150 từ. Trả lời bằng tiếng Việt.
3
Soạn thông báo nội bộ. Dùng khi cần gửi cho nhiều người cùng lúc.
PROMPT — soạn thông báo nội bộ
Soạn 1 thông báo nội bộ gửi toàn thể nhân viên công ty Thăng Long về việc [nội dung, ví dụ: nghỉ lễ Quốc khánh 2/9, lịch trực công trường]. Định dạng: tiêu đề – nội dung chính – người ký. Giọng văn trang trọng, ngắn gọn. Trả lời bằng tiếng Việt.
4
Đọc lại và sửa. Kiểm tra tên riêng, ngày tháng, số điện thoại, chức danh người ký trước khi gửi thật.
Một việc rất tốt · Một việc cần cẩn thận
✔ Claude làm rất tốt
⚠ Cần kiểm tra lại
Viết nháp nhanh, đúng giọng văn khi bạn mô tả rõ đối tượng và nội dung.
Tên riêng, ngày tháng, số điện thoại, chức danh người ký — luôn tự kiểm tra trước khi gửi.
Quy tắc vàng: AI giúp bạn nhanh hơn, không thay bạn chịu trách nhiệm. Văn bản gửi ra ngoài luôn cần bạn đọc lại 100%.
Checklist hoàn thành hôm nay
- Đã soạn 1 email công việc thật.
- Đã soạn 1 thông báo/biên bản thật.
- Đã tự đọc và sửa lại trước khi gửi.
- Chụp màn hình kết quả, gửi vào nhóm Zalo của phòng làm bằng chứng thực hành.
Lỗi thường gặp
Giọng văn quá "Tây", sáo rỗng
Yêu cầu thêm: "viết tự nhiên như người Việt, không sáo rỗng".
Thiếu thông tin cụ thể
Bổ sung tên, ngày, số cụ thể ngay trong prompt thay vì để AI đoán.
Gửi luôn không kiểm tra lại
Luôn đọc lại 100% nội dung trước khi gửi văn bản thật.